11 strumenti da usare ogni giorno per aumentare la produttività
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11 strumenti gratuiti per aumentare la produttività (da usare ogni giorno)

Oggi ti parlo di 11 strumenti e applicazioni da usare ogni giorno per aumentare la produttività nello studio o nel lavoro.

Sono sempre alla ricerca di nuove app e tool da provare per arricchire e migliorare la mia routine, ed oggi ti propongo i migliori strumenti che ho trovato fino ad ora che uso ormai giornalmente. Senza di essi, probabilmente lavorerei in modo molto meno efficiente.

11 strumenti da usare ogni giorno per aumentare la produttività

11 strumenti e applicazioni da usare ogni giorno per aumentare la produttività
Be Focused

App di time management molto semplice e intuitiva. A livello funzionale, non fa nulla di diverso rispetto a Pomodoro Time, Forest e altre app simili, ma tra tutte quelle che ho provato, Be focused mi ha convinto per il design e la possibilità di analizzare le attività fatte con una dashboard in base al giorno o alla settimana considerata.

Notion

Su Notion si può fare veramente di tutto ed è per questo che lo adoro così tanto. Lo uso per i miei calendari editoriali relativi ai diversi canali social, come agenda, calendario, diario, to-do list e molto altro. 

Le funzionalità sono davvero moltissime, e se sei interessato ti invito a sfogliare le diverse templates disponibili sul sito di Notion stesso per darti un’idea di cosa si può fare. Puoi anche accedere alle due template che ho creato e condiviso personalmente per il Calendario Editoriale e per tenere traccia degli annunci di lavoro.

LastPass

Ho decine di password e uno strumento di password management come Lastpass è un vero e proprio salvavita. Lastpass è gratuito, sicuro e facile da usare. Da quando me lo hanno introdotto tre anni fa in azienda, non ho mai smesso di usarlo anche per le mie attività personali.

Come funziona? Puoi scaricare LastPass o usarlo come estensione del browser. Ti servirà poi creare una password (lunga e complessa), che sarà l’unica password che ti servirà per accedere a qualsiasi servizio, sito web o applicazione che registrerai su LastPass.

Perché lo consiglio? Tenere traccia delle password è fondamentale. Sono tra le mie attività personali, accedo giornalmente a tantissime applicazioni e portali. E visto che la sicurezza degli account è sempre a rischio hacker, usare un servizio come LastPass (che permette anche l’autenticazione a due fattori), mi aiuta a stare tranquilla (e a non preoccuparmi di dover ricordare mille password diverse).

Alarmy

Da qualche mese sto cercando di svegliarmi più presto la mattina. Alarmy mi ha dato una grandissima mano perché permette di fissare sveglie che si possono spegnere solo se si completano determinate azioni. Io ho inserito come “azione” lo scattare una foto della cucina: sono quindi letteralmente costretta ad alzarmi e andare a fare la foto. Una volta in cucina sono ormai sveglia e inizio la giornata.

Se hai come me difficoltà a svegliarti e hai bisogno di un metodo che ti costringa a uscire dal letto, Alarmy fa al caso tuo. Oltre all’azione “foto”, ci sono anche altre opzioni, come il risolvere un giochino matematico o muovere il telefono in un certo modo. Insomma, potrai personalizzare l’app in base a ciò che funziona meglio per te.

Toggl Track

Altra app di time management (disponibile sia su desktop che su mobile) che si focalizza sul tracciare il tempo speso per diverse attività.

Tenere conto di quanto tempo si passa su una cosa piuttosto che un’altra è fondamentale per migliorare la produttività, e Toggl ti permette di farlo con diverse funzionalità:

  • Creazione di una board con i diversi progetti ai quali stai lavorando
  • Tracciamento automatico del tempo speso su diverse attività
  • Possibilità di inserimento manuale (se si dimentica di accendere il timer)
  • Integrazione con altre app come Google, Zapier e Asana
  • Possibilità di scaricare dei report che analizzano la tua produttività

Iniziare è veramente semplicissimo: basta iscriversi (anche tramite google) e si viene subito diretti alla dashboard, dove basterà digitare l’attività alla quale si sta lavorando per iniziare a contare il tempo speso.

11 strumenti e applicazioni da usare ogni giorno per aumentare la produttività
Mind Meister

Ho scoperto Mind Meister recentemente ma lo adoro. Si tratta di uno strumento gratuito per fare mind mapping, e per utilizzarlo non serve scaricare nulla: si può fare tutto direttamente dal browser.

Mi piace perché è intuitivo e permette di creare mappe molto velocemente. Per attività di brainstorming è quindi un tool utilissimo. Oltre alla creazione di mappe da zero, puoi anche accedere alle mappe condivise da altri utenti e copiare le loro template (alcuni esempi dal sito) e condividere le mappe con il tuo team per presentazioni in live.

Google Calendar

Ho provato tantissimi calendari digitali, ma alla fine Google Calendar è quello a cui torno sempre. Lo uso perché è gratuito, intuitivo, permette l’integrazione con tanti altri strumenti (come Notion) e viene utilizzato dalla maggior parte delle persone con cui collaboro (è difficile trovare qualcuno che non abbia un account gmail).

Inoltre è uno dei più piacevoli esteticamente (e per me questo è un fattore molto importante).

Skillshare

Skillshare è la mia app preferita di “Learning on the Go”. Come ho spiegato nell’articolo Sei piattaforme per acquisire nuove competenze gratis, uso ormai diversi strumenti per imparare e formarmi. Tuttavia, Skillshare è quella che preferisco per una formazione di tipo passiva. Sono tante le lezioni relative alla produttività o alla crescita personale che posso ascoltare quando sto facendo delle attività manuali.

Un altro punto importante per cui mi piace Skillshare è che, un po’ come fanno le app di streaming, permette di scaricare le videolezioni in modo da accedere ad esse anche offline (questo tuttavia per i membri premium).

Per la prova gratuita Premium di due settimane, ti rimando al mio link dedicato.

Grammarly

Se ti capita di scrivere documenti, articoli o email in inglese, Grammarly è uno strumento che non può assolutamente mancare nel tuo arsenale. Le funzionalità di Grammarly sono molteplici:

  • Controllo ortografico/check errori grammaticali
  • Suggerimenti per migliorare i contenuti
  • Auto-completamento di frasi usate spesso

Può essere usata sia come Estensione Chrome che come applicazione. Io personalmente la uso come estensione perché mi ritrovo a scrivere in inglese principalmente dal pc. Devo dire che mi ha salvato più volte dal mandare email con piccoli errori grammaticali, quindi ti consiglio assolutamente di aggiungerla alla tua lista di app.

Swizzle

Swizzle è un app che permette di cancellare in modo “massivo” l’iscrizione a newsletter e email commerciali. Basta registrarsi e Swizzle farà uno scan della tua inbox, individuerà tutte le email commerciali che potresti non voler più ricevere, e ti permette di selezionare quelle che non vuoi più vedere. Dopo di che, non dovrai preoccuparti di fare altro, perché Swizzle pulirà per te la tua inbox!

Io uso Swizzle più o meno ogni mese. Mi capita spesso di iscrivermi a newsletter che poi magari scopro non essere così interessanti. Lo ammetto, a volte mi iscrivo unicamente per scaricare dei freebie o altre risorse, e non voglio ricevere altre comunicazioni. Insomma, Swizzle mi aiuta a fare periodicamente pulizia senza perdere ore a disiscrivermi manualmente da ogni email.

Canva

Chi non conosce ormai Canva? Possiedo da anni tutto il pacchetto Adobe e ammetto che strumenti come Photoshop sono insostituibili dai tool online. Tuttavia, Canva mi permette di fare tante grafiche semplici in pochi minuti, e grazie alle tante template mi velocizza moltissimo il lavoro.

Uno strumento gratuito, che si può utilizzare direttamente da browser, e che ha così tante funzionalità, è abbastanza difficile da trovare. Quindi, se non lo conosci già, ti consiglio sicuramente di provarlo.

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