Tutto quello che devi sapere su Excel per qualsiasi lavoro - Imparare Excel
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Tutto quello che devi sapere su Excel (per qualsiasi lavoro)

In questo articolo ti parlo delle funzionalità (formule, opzioni, informazioni) che devi assolutamente conoscere su Excel e che ti serviranno per affrontare al meglio qualsiasi lavoro di ufficio.

Innanzitutto affrontiamo qualche domanda/dubbio classica che ricevo da neolaureati che non hanno mai usato Excel.

Perché mi serve conoscere Excel?

Ecco le ragioni principali per cui dovresti utilizzare Excel:

Viene utilizzato dalla maggior parte delle aziende

Excel (o la sua controparte gratuita, Google Sheets) viene utilizzato dalla maggior parte delle aziende, in Italia e all’estero, appartenenti ai settori più disparati. Si tratta infatti della soluzione più semplice e diretta per il mantenimento di dati.

Si tratta di una delle skills più richieste dai datori di lavoro:

Basta guardare al grafico di seguito:

Tutto quello che devi sapere su Excel per qualsiasi lavoro

Analizzando gli annunci di lavoro presenti (marzo 2021) su Linkedin in Italia, possiamo notare che sono due le parole chiave che vengono fuori più spesso: Excel e Inglese.

Se stai quindi cercando un lavoro presso un’azienda strutturata, le probabilità che avrai a che fare con Excel sin dal primo giorno sono altissime.

Excel è un valore aggiunto a qualsiasi attività

Molte persone hanno una conoscenza basilare di Excel, ma poche lo conoscono e sanno usarlo veramente bene. Imparare Excel è un modo per differenziarti a lavoro e dare più valore e produttività alla tua organizzazione (cosa che sicuramente ti farà notare nel tuo team).

Excel ti permette di risparmiare tempo (tanto tempo)

Azioni estremamente ripettive possono essere automatizzate con excel nel giro di secondi.

E se il mio non è un lavoro tecnico?

Potresti pensare che Excel serve solo a chi fa un lavoro in ambito tecnologico o di analisi dei dati, ma non è affatto così! Anche se il tuo ruolo non è relativo all’analisi dei dati, potresti ritrovarti a dover usare Excel per scopi di project management o scopi organizzativi. O ancora, potresti dover collaborare con altri team o colleghi più tecnici che utilizzano excel, per cui anche tu dovrai usarlo di tanto in tanto. Excel è uno strumento che offre tantissime funzionalità che vanno ben oltre la raccolta e analisi dei dati. Non è un programma il cui uso è limitato ai team tecnici.

Ma oggi non esistono strumenti molto più intuitivi per analizzare i dati?

Ci sono tantissimi software e applicativi che rendono l’analisi dei dati più semplice e immediata. Ma la verità è che la maggior parte delle aziende non è cosi avanti nell’uso di questi applicativi, e per la maggior parte delle attività si affida al caro vecchio excel.

Inoltre, anche se Excel non nasce come uno strumento di data visualization, può essere utilizzato per creare dashboard e report, basta imparare ad usare tutte le sue funzionalità!

Quello che devi sapere su Excel: da dove iniziare?

Se non hai mai usato Excel all’università o in esperienze extra-curriculari, può essere particolarmente difficile iniziare ad orientarsi.

Tutto quello che devi sapere su Excel per qualsiasi lavoro

Affidarsi a internet non è sempre una mossa vincente, perché la quantità di corsi e informazione offerta è enorme ed è difficile saper scegliere i contenuti che possono effettivamente servirti. La maggior parte dei tutorial e corsi sono infatti molto vasti e non vanno dritti al punto: non ti forniscono competenze veloci e pratiche che puoi iniziare ad usare sin da subito.

Per questo motivo ho deciso di scrivere un articolo dedicato alle cose che devi sapere e che puoi applicare sin da subito su Excel, al fine di entrare in azienda preparato.

Come procurarsi Excel?

Excel è gratuito per studenti (basta avere un indirizzo email con l’università). Altrimenti puoi scaricare la prova gratuita di 30 giorni. Un’alternativa è ovviamente Google Sheets che è estremamente simile ad Excel (per quanto riguarda le basi).

Quello che devi sapere su Excel: le basi

La prima cosa da fare se non hai mai aperto Excel è imparare le basi. Crea/Apri un nuovo documento con questa guida e inizia ad acquisire familiarità con la schermata.

Acquisisci familiarità con le schermate principali di excel

La prima cosa da fare è iniziare a conoscere la barra multifunzione (ribbon): è possibile paragonarlo ad un menu complesso. All’interno della barra è possibile spostarsi tra diverse schede e in ogni scheda sono presenti molteplici strumenti.

Ecco una overview delle diverse schede:

  • Home – Contiene i comandi essenziali come quelli relativi al formato, opzioni per il testo e i filtri.
  • Inserisci – Qui puoi aggiungere diversi elementi al tuo foglio di calcolo, come figure, grafici, simboli, immagini e tabelle pivot.
  • Layout – In questa scheda potrai personalizzare il layout del foglio (margini, colori ecc)
  • Formule – Qui trovi tutte le formule divise per categoria
  • Data – Qui puoi gestire i dati presenti nel foglio e importare dati esterni da altre fonti
  • Review – Sezione dedicata ai commenti, note, funzioni per proteggere il documento e tenere traccia delle modifiche
  • View – Diverse opzioni per modificare la visualizzazione dei fogli di calcolo – fare zoom-in, bloccare delle righe/colonne ecc.

Impara le basi

Vediamo qualche comando base che dovresti assolutamente conoscere:

Filtri

I filtri ti permettono di filtrare una selezione di dati per visualizzare solo le righe che incontrano certi criteri. Per usare i filtri ti basterà cliccare su una cella nel tuo foglio di calcolo -> andare nella sezione Data -> Filtro.

Ordina

Il comando Ordina ti permette di ordinare i dati secondo diversi criteri (alfabetico, numerico, personalizzato).

Ricerca e sostituisci

Questo comando (che corrisponde sulla tastiera a CTRL + F) ti permette di cercare nel tuo foglio/file secondo i criteri di ricerca che indicherai. Inoltre puoi anche sostituire un certo valore con un altro definito da te.

Per esempio, se nel mio foglio mi sono accorta di un errore – mi basterà usare il ricerca e sostituisci per cambiare il nome. Maggiori dettagli qui.

Elimina i duplicati

Nella scheda Dati troverai il comando elimina duplicati, che in modo molto semplice e diretto ti permetterà di rimuovere valori duplicati dalla tua selezione. Puoi anche limitarti a evidenziare i valori duplicati (senza eliminarli) da qui: Home > Formattazione condizionale >Regole evidenziazione celle > Valori duplicati.

Maggiori dettagli su questo strumento qui.

Incolla Speciale

Saper incollare i dati in base alle tue esigenze è importantissimo. Vuoi solo i valori? Vuoi solo il formato del dato? Oppure vuoi anche incollare la formula sottostante? In base alla tua esigenza, dovrai selezionare una data opzione dal comando Incolla.

Le formule più utili in assoluto

Scopriamo adesso il mondo delle formule in Excel. Per digitare una formula ti basterà:

  • Selezionare la cella nella quale vuoi inserirla
  • Digitare ‘=’
  • Scrivere la tua formula

Per una overview sulle formule ti rimando qui. Adesso vediamo le funzioni che dovresti assolutamente conoscere! Ogni formula è accompagna dal link al tutorial in italiano di Microsoft per utilizzarla al meglio.

SE

La funzione SE ti permette di fare confronti logici: “se questa condizione è vera, allora scrivi sulla cella questa cosa”. La uso molto spesso a lavoro, ma anche per le mie attività personale (come il budgeting). Si tratta di una funzione estremamente versatile che può diventare molto complessa se si aggiungono sub-formule o se si usa la versione plurale (PIU.SE, che permette di includere diverse condizioni)

CERCA.VERT

Questa funzione ti permette di cercare e riportare nella cella che vuoi tu un valore di un’altra colonna o dataset, sulla base di un attributo che i due gruppi di dati hanno in comune.

Se quindi ho due tabelle, A e B, e nella tabella A ho:

  • Colonna 1 – il codice del mio prodotto
  • Colonna 2: Prezzi del prodotto

Nella tabella B ho:

  • Colonna 1 – il codice del mio prodotto
  • Colonna 2: Dimensioni del prodotto

E voglio riportare le dimensioni nella tabella A, mi basterà utilizzare il CERCA.VERT, usando come attributo in comune il codice del prodotto. Vi rimando al tutorial completo.

Inoltre potete anche utilizzare CERCA.X per cercare valori in qualsiasi direzione (sia orizzontale che verticale)

SOMMA.SE e SOMMA.PIU.SE

Somma.Se ti permette di sommare valori sulla base di un criterio specifico (esempio: somma i valori di questa colonna, ma solo se il valore è compreso tra 5 e 10). Si tratta di una funzione base da conoscere che vi tornerà utile per riassumere le informazioni in una tabella. Da tenere in considerazione anche la funzione SOMMA.PIU.SE (che permette di inserire diversi criteri)

CONTA.SE E CONTA.PIU.SE

Funzione analoga a quella vista prima, ma che permette di contare i valori invece che sommare (quindi funziona anche su valori non numerici)

INDICE E CORRISPONDENZA

Queste due funzioni insieme (in inglese, INDEX MATCH) permettono di fare la stessa cosa del CERCA.VERT ma senza le limitazioni di quest’ultimo (CERCA.VERT può cercare solo da sinistra a destra).

Altre funzionalità di Excel che dovresti conoscere

Power Query

Power Query permette di importare dati da fonti esterne in modo pratico e veloce, e ti dà anche la possibilità di trasformare i dati prima di importarli in Excel (quindi modificandoli e adattandoli in base alle tue esigenze).

Si tratta di uno strumento potente che mi permette di risparmiare molto tempo quando devo utilizzare dati da fonti esterne (praticamente sempre)

Tabelle Pivot

Utilizzate per riorganizzare i dati di un foglio di calcolo in maniera “riassuntiva”. Non cambieranno i dati che hai, ma li riassumono con somme, conteggi e altre operazioni. Creare una tabella pivot è semplicissimo: basta andare su Data > Tabella Pivot.

Formattazione Condizionale

Questo strumento ti permette di formattare i dati in base a dei criteri specifici. Per esempio, con la formattazione condizionale puoi decidere di colorare di rosso i valori al di sotto dello zero e di verde i valori al di sopra. Si tratta di una funzionalità molto utile per evidenziare trend nel dataset. Puoi accedere alla formattazione condizionale direttamente dalla Home, c’è un comando dedicato nella sezione “Stili”.

Trasponi

Hai una tabella con i valori principali distribuiti sulle righe, ma in realtà vorresti averli sulle colonne? La funzionalità trasponi ti permette di fare proprio questo (facendoti risparmiare tantissimo lavoro manuale).

Concatena

Questa funzione ti permette di unire più stringhe di testo in una sola cella. Se hai quindi due celle “Anna ” e “Rossi”, puoi usare un concatena per unirle e avere una terza cella “Anna Rossi”. Attenzione agli spazi (non vengono inseriti automaticamente). Un altro modo veloce per unire stringhe di testo è usare “&”. Quindi digitare una formula del tipo “=A2&B2” per ottenere le due stringhe di testo insieme.

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