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Come aumentare la produttività con il time- blocking

In questo articolo ti parlo di come ottimizzare il tempo e aumentare la produttività con la tecnica del time-blocking. Da quando l’ho scoperta, il mio modo di lavorare è radicalmente cambiato.

Che cos’è il time-blocking?

Si tratta di un metodo di time management che consiste nel dividere la tua giornata in blocchi di tempo. Dovresti quindi dedicare ogni blocco di tempo a un’attività specifica.

Qual è la differenza principale con gli altri metodi?

Gli altri metodi più famosi di time management consistono nello scrivere una to-do list o una lista di attività/programmi da fare non appena riesci.

Con il time-blocking invece, imposti la tua giornata in partenza, sapendo esattamente quando devi fare ogni cosa.

“Una settimana con 40 ore di lavoro usando la tecnica del time blocking conducono allo stesso livello di produttività raggiunto con una settimana da 60 ore di lavoro senza nessun tipo di pianificazione”. Cal Newport

Perché il time-blocking permette di aumentare la produttività?

Il metodo del time-blocking presenta diversi vantaggi:

  • Ti aiuta a imporre limiti temporali e a non essere troppo perfezionista
    • Se devi completare una certa attività, e non ti poni una scadenza, avrai sempre qualcosa da migliorare o perfezionare prima di completarla. Ogni volta che devo scrivere un articolo per il blog, per esempio, dedico uno slot alla sola “scrittura articolo”. So che alla fine delle due ore dedicate a quest’attività, devo aver necessariamente completato almeno la bozza dell’articolo. In questo modo, sono molto più concentrata (perché ho un senso di urgenza – finire entro le due ore) e tendo a guardare alle cose essenziali da completare, piuttosto che ai dettagli che posso sistemare successivamente.
  • Ti permette di evitare il multitasking
    • Sapevi che il multi-tasking può abbassare la tua produttività fino al 40%? Dedicarsi ad un’attività alla volta migliora in modo significativo la concentrazione. Infatti, avere davanti una singola attività permette a tutte le tue risorse mentali di focalizzarsi su di essa (al contrario, nel multi-tasking, il tuo cervello si dedica contemporaneamente a più cose, per cui il livello di “output” producibile diminuisce).
  • Ti aiuta ad evitare di controllare costantemente i social media, i messaggi o le email
    • Controllare il nostro telefono è una brutta abitudine di cui è estremamente difficile liberarsi, soprattutto se abbiamo le notifiche attive. Con il time-blocking, puoi fissare degli slot esclusivamente dedicati ai social o ai messaggi: in questo modo avrai comunque tempo per recuperare ciò che succede nel corso della giornata, ma non verrai distratto durante le altre attività.

Come puoi capire se il time-blocking fa per te?

Il time-blocking fa per te se:

  • Hai tanti progetti, attività e responsabilità diverse nel corso della giornata
  • Ti sei accorto che passi troppo tempo in attività come stare dietro alle email, ai messaggi, o ad aiutare gli altri
  • Non riesci a trovare del tempo per dedicarti ad attività specifiche

Sto usando la tecnica del time-blocking da un po’ di mesi ormai. Certo, le mie giornate non vanno ancora esattamente come le pianifico inizialmente, tuttavia grazie al time-blocking sono molto più concentrata e controllo i social molto più raramente. In generale, è la migliore tecnica di time-management provata fino ad ora.

Ok, ma come faccio a fissare dei blocchi di tempo quando non ho il controllo delle mie attività? Se hai un capo che ti dice a quali attività dedicarti quel giorno o se hai un lavoro di tipo “reattivo” (devi risolvere un problema non appena si presenta), potresti pensare che il time-blocking non fa per te.

Ma come dice Newport stesso, usare il time blocking ti permetterebbe comunque di controllare meglio la tua giornata. Se hai un lavoro reattivo e la maggior parte del tuo tempo è dedicato a quello, con il time blocking sarai comunque capace di ritagliare dei momenti per fare altro.

Come fare time-blocking per aumentare la produttività?

Il time blocking è una tecnica estremamente semplice da usare. Ti basta un agenda/quaderno, un foglio excel o una pagina di notion. Devi poi bloccare ogni ora per una determinata attività.

Qualche consiglio:

  • Inserisci dei momenti di recupero tra le diverse attività
    • Passare da un’attività all’altra ininterrottamente è impossibile, quindi assicurati di fissare 10/15 minuti di pausa
  • Fissa anche pasti e momenti di pause, relax e formazione.
  • Per rimanere produttivo, usa un timer per le varie attività, e metti il telefono in modalità areo
  • Cerca di sopravalutare il tempo che impiegherai per ogni attività – Di solito tendiamo a sottovalutare quanto ci mettiamo a fare una certa cosa. Per rimanere realistici
  • Se lavori in team, rendi chiaro in quali momenti sei disponibile per comunicare

Libri sull’argomento time blocking:

O controlli il tuo calendario, oppure il tuo calendario controlla te. Cal Newport

Template di time blocking gratis

Ho creato diversi template di time blocking:

Puoi accedere direttamente al template su notion, oppure scaricare quello in PDF tramite la pagina di risorse gratuite del blog (a questo link).

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